Οδηγός σύνδεσης WooCommerce με Prosvasis GO / EntersoftOne GO

Οδηγός εγκατάστασης και ρύθμισης: διασύνδεση WooCommerce με EntersoftOne GO / Prosvasis GO

Προαπαιτούμενα

• WordPress 6.5+, WooCommerce 8.5+, PHP 8.1+ και HTTPS.
• Ενεργό EntersoftOne GO με πρόσβαση web services: URL API, Όνομα Χρήστη, Token API, App ID, Client ID.
• Σειρές για αποδείξεις, τιμολόγια και ακυρωτικά, κωδικοί ΦΠΑ, έργο και σκοπός διακίνησης από τον λογιστή σας.
• SKU σε κάθε προϊόν και παραλλαγή, ίδιο με τον κωδικό του είδους στο ERP.
• Δικαίωμα CREATE και ALTER για τον χρήστη της βάσης του WordPress.
• Πλήρες αντίγραφο ασφαλείας. Σε staging δεν μπαίνουν ποτέ τα στοιχεία του παραγωγικού ERP.

1. Εγκατάσταση

1. Στο WordPress: «Πρόσθετα» → «Προσθήκη νέου» → «Μεταφόρτωση πρόσθετου».
2. Επιλέξτε το ZIP της γέφυρας, πατήστε «Εγκατάσταση τώρα» και «Ενεργοποίηση πρόσθετου».
3. Η γέφυρα δεν έχει πεδίο License key. Η άδεια (ένα παραγωγικό domain) διαχειρίζεται από τα «Άδειες χρήσης» του λογαριασμού σας στην OBS.

2. Σύνδεση με το ERP

1. «Ρυθμίσεις» → «ProsvasisGO Integration» → καρτέλα «Σύνδεση».
2. Συμπληρώστε «URL API», «Όνομα Χρήστη», «Token API», «App ID», «Client ID».
3. Πατήστε «Αποθήκευση Ρυθμίσεων» και μετά «Δοκιμή Σύνδεσης». Περιμένετε το μήνυμα «Η σύνδεση είναι επιτυχής! Όλα τα στοιχεία είναι σωστά.»

3. Χάρτης ρυθμίσεων

• Σύνδεση: URL API, Όνομα Χρήστη, Token API, App ID, Client ID, Ομάδα Χονδρικής (B2BKing).
• Σειρές Παραστατικών: Σειρά Τιμολογίων, Σειρά Αποδείξεων, Σειρά Ακύρωσης Αποδείξεων, Σειρά Ακύρωσης Τιμολογίων, Έργο, Σκοπός Διακίνησης για Πώληση· Πεδία Τιμολογίων (Website και Skroutz)· Συντελεστές ΦΠΑ και Λίστα Νησιωτικών Περιοχών.
• Αντιστοίχιση: Μέθοδοι Πληρωμής, Μέθοδοι Αποστολής, Χρέωση Αντικαταβολής, Πεδίο Μεταφορικών, Πεδίο Αντικαταβολής, Προεπιλεγμένο MTRL.
• Πελάτες: Προεπιλεγμένος Κωδικός Πελάτη (TRDR), Μάσκα Πελάτη, πεδία εταιρείας, επαγγέλματος, τηλεφώνου, email και διεύθυνσης, Αυτόματη Δημιουργία Πελατών, Ενημέρωση Υπαρχόντων Πελατών.
• Συγχρονισμός: Ενεργοποίηση Αυτόματου Συγχρονισμού Προϊόντων, Συχνότητα Συγχρονισμού Προϊόντων, Ενεργοποίηση Debug Mode, Αυτόματη Αποστολή σε myData, Αυτόματη Αποστολή Παραγγελιών (καταστάσεις).
• Ενέργειες: Συγχρονισμός Προϊόντων, Αποστολή Προϊόντων, Επαναφορά Αποθέματος, Αντιστοίχιση MTRL, Συγχρονισμός Ποσοτήτων, Αποστολή Αποθεμάτων στο ERP, Καθαρισμός Logs, Εξαγωγή Προϊόντων/Αποθέματος CSV.
• Πεδία Import: Αντιστοίχιση Πεδίων Προϊόντων και Αντιστοίχιση Κατηγοριών.

Στην απλή μορφή της γέφυρας η σελίδα είναι «Ρυθμίσεις» → «OBS Woocommerce Custom prosvasisgo», με τα πεδία API URL, Username, token, App Id, Client Id, COD Charges, Shipping Field, COD Field, Payment Method Mapping, Shipping Method Mapping, Invoice Series, Enable Sync, Receipt Series, Enable Debug και Έργο.

4. Δοκιμή πριν από το live

1. Αφήστε απενεργοποιημένη την αυτόματη αποστολή και τον συγχρονισμό προϊόντων.
2. Ως διαχειριστής ανοίξτε /wp-admin/?prosvasisgo_test_order_sync=ΑΡΙΘΜΟΣ_ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ. Η σελίδα «ProsvasisGO Order Sync Dry Run» δείχνει ποσά, εκπτώσεις και «Match: YES» χωρίς να στείλει τίποτα στο ERP.
3. Με τη σύμφωνη γνώμη του λογιστή, στείλτε με «Re-Sync» μία παραγγελία απόδειξης και μία τιμολογίου και ελέγξτε τα παραστατικά στο ERP.

5. Go-live checklist

• Η «Δοκιμή Σύνδεσης» είναι επιτυχής και οι σειρές έχουν επιβεβαιωθεί από τον λογιστή.
• Κάθε ενεργός τρόπος πληρωμής και αποστολής έχει κωδικό ERP.
• Όλα τα προϊόντα που πουλάτε έχουν MTRL (στήλη MTRL στη λίστα προϊόντων) και δεν υπάρχουν διπλά MTRL.
• Στην «Αυτόματη Αποστολή Παραγγελιών» είναι επιλεγμένη η «Ολοκληρωμένη».
• Υπάρχει πραγματικό cron στον server και τα logs φαίνονται στο «WooCommerce» → «Κατάσταση» → «Αρχεία καταγραφής».
• Η σελίδα «WooCommerce» → «ProsvasisGO εκκρεμότητες» ανοίγει και λέει «Καμία εκκρεμότητα.»

Αντιμετώπιση προβλημάτων

• Μήνυμα ότι το αποτέλεσμα προηγούμενης αποστολής είναι άγνωστο όταν πατάτε «Re-Sync». Αιτία: Η πρώτη αποστολή δεν πήρε καθαρή απάντηση (timeout ή σφάλμα του ERP). Ίσως το παραστατικό δημιουργήθηκε. Λύση: Ψάξτε στο ERP παραστατικό με αναφορά τον αριθμό της παραγγελίας. Αν υπάρχει, καταγράψτε τον κωδικό του στη «ProsvasisGO εκκρεμότητες» με «Σύνδεση με υπάρχον παραστατικό». Αν όχι, επιβεβαιώστε ότι δεν υπάρχει για να επιτραπεί νέα αποστολή.
• Η ίδια παραγγελία εμφανίζεται σε περισσότερα από ένα παραστατικά στο ERP. Αιτία: Ταυτόχρονες αποστολές (αλλαγή κατάστασης, cron και Re-Sync μαζί) σε εγκατάσταση χωρίς έλεγχο διπλοαποστολής. Λύση: Ζητήστε από την OBS την έκδοση με έλεγχο διπλοαποστολής. Μην ξαναστείλετε την παραγγελία. Το ποιο παραστατικό κρατάτε και ποια ακυρώνετε το αποφασίζει το λογιστήριο.
• Ολοκληρωμένες παραγγελίες δεν έχουν περάσει στο ERP. Αιτία: Η κατάσταση δεν είναι στις επιλεγμένες της «Αυτόματη Αποστολή Παραγγελιών», έχουν περάσει 24 ώρες, ή δεν τρέχει το cron του WordPress. Λύση: Ελέγξτε τις καταστάσεις στην καρτέλα «Συγχρονισμός», πατήστε «Re-Sync» στις παλαιότερες και ρυθμίστε πραγματικό cron στον server όπως δείχνει η καρτέλα.
• Λάθος όνομα ή στοιχεία πελάτη στο παραστατικό. Αιτία: Ο πελάτης βρέθηκε με email ή ΑΦΜ που αντιστοιχεί σε άλλη εγγραφή στο ERP, ή υπάρχουν διπλές καρτέλες πελατών. Λύση: Ενημερώστε την OBS να ελέγξει την αναζήτηση πελάτη. Οι νεότερες εκδόσεις δέχονται μόνο ακριβή αντιστοίχιση ΑΦΜ. Καθαρίστε τις διπλές καρτέλες στο ERP.
• Παραγγελία με αντικαταβολή καταχωρήθηκε στο ERP με άλλο τρόπο πληρωμής. Αιτία: Ο τρόπος πληρωμής «Αντικαταβολή» δεν έχει κωδικό στην αντιστοίχιση «Μέθοδοι Πληρωμής». Λύση: Συμπληρώστε τον κωδικό πληρωμής του ERP για κάθε ενεργό τρόπο πληρωμής και ελέγξτε τη «Χρέωση Αντικαταβολής» και το «Πεδίο Αντικαταβολής».
• Μικρή διαφορά ποσού ανάμεσα σε WooCommerce και παραστατικό. Αιτία: Η σειρά του ERP περιμένει καθαρές τιμές ενώ λαμβάνει με ΦΠΑ (ή το αντίστροφο), ή εφαρμόζει τιμοκατάλογο ή στρογγυλοποίηση. Λύση: Ελέγξτε τα ποσά με τη δοκιμή χωρίς αποστολή και στείλτε στην OBS την παραγγελία και τη σειρά για διόρθωση της ρύθμισης.
• Νέο προϊόν πωλείται στο e-shop αλλά δεν αναγνωρίζεται στο ERP. Αιτία: Το SKU δεν ταιριάζει με είδος του ERP, ή το ίδιο SKU υπάρχει σε δύο προϊόντα, άρα δεν έχει MTRL. Λύση: Διορθώστε το SKU, τρέξτε «Αντιστοίχιση MTRL» και ελέγξτε τη σελίδα «Duplicate MTRLs».
• Σφάλμα βάσης «Table ... doesn't exist» στα logs ή αργή ολοκλήρωση παραγγελίας. Αιτία: Ο χρήστης της βάσης δεν έχει δικαίωμα CREATE, οπότε δεν δημιουργήθηκε πίνακας της γέφυρας. Λύση: Δώστε δικαίωμα CREATE και ALTER στον χρήστη της βάσης του WordPress και ενημερώστε την OBS να ελέγξει τους πίνακες.
• Η «Δοκιμή Σύνδεσης» αποτυγχάνει. Αιτία: Λάθος ή ελλιπή στοιχεία, κενά στην αρχή ή στο τέλος, ή το URL API δεν είναι HTTPS. Λύση: Ξαναπληκτρολογήστε «Όνομα Χρήστη», «Token API», «App ID» και «Client ID» και ελέγξτε το URL. Αν συνεχίζει, ζητήστε από την Entersoft να επιβεβαιώσει ότι η πρόσβαση web services είναι ενεργή.